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Como administrar sua clínica odontológica

Atualizado: 18 de Set de 2020


Como administrar clínica odontológica

Dentistas, gestores e empreendedores que são proprietários de clínicas odontológicas encontram inúmeros desafios diários para fazer suas clínicas ter um bom faturamento, lucratividade e se perpetuarem no tempo.

Muitos profissionais de odontologia encontram dificuldades em administrar suas clínicas quando essas crescem, aumentando o número de consultórios, dentistas, especialidades e funcionários.

Isso é normal, pois a grande maioria dos profissionais de saúde não teve a devida preparação em administração de empresas, marketing e gestão.

Muitos, conseguiram crescer suas clínicas a partir do seu enorme talento técnico e da sua capacidade empreendedora.

Porém, a partir de certo momento na vida de todo empreendedor de odontologia é preciso mais do que talento natural, esforço e dedicação.

É necessário também dominar técnicas, metodologias e ferramentas de gestão para que suas clínicas possam continuar crescendo sem perder o rumo.

Como administrar sua clínica odontológica

Em primeiro lugar é preciso entender o que significa administrar uma clínica odontológica. Administrar é organizar, dirigir, direcionar e controlar a empresa.

Para administrar é fundamental que exista um modelo de negócios. Um modelo de negócios é um formato organizacional. É a forma como os processos, atividades e recursos, sejam eles equipamentos, pessoas e finanças são estruturados na sua clínica para prestar o serviço aos seus pacientes e obter lucro.

No final das contas é o modelo de negócios que define como sua clínica vai ganhar dinheiro, ser lucrativa, como ela será administrada, que objetivos vai perseguir, como fornecerá os serviços e quais serviços serão fornecidos para quais pacientes / clientes.

Administrar uma empresa sem um modelo de negócios consistente é como navegar em um barco sem leme em mar revolto. O caos se instala e chegar a um destino qualquer é uma missão quase impossível.

Crie o modelo de negócios da sua clínica odontológica

Para administrar sua clínica é preciso definir seu modelo de negócios, como vimos anteriormente. Mas qual modelo de negócios é o mais indicado para a odontologia?

A resposta depende dos seus objetivos, da direção que você quer dar para o seu negócio. Existem diversos modelos de negócio que podem ser aplicados a uma clínica odontológica, tais como:

  • Clínica popular;

  • Franquia odontológica;

  • Clínica multidisciplinar;

  • Clínica especialista;

Cada um desses modelos de negócio tem suas particularidades. Assim, por exemplo, as clínicas populares se baseiam em custos e preços baixos com entrega de serviços de qualidade baixa / média e volume alto de vendas.

Por outro lado, o modelo de negócio das franquias de odontologia foca na escalabilidade, padronização e uniformização além do poder da marca.

Já as clínicas especialistas tem como modelo de negócio a super especialização em um procedimento específico tornando referência de mercado, buscando com isso a percepção de autoridade em determinado segmento, cobrando geralmente preços mais altos e volume baixo de vendas, com alta lucratividade.

Em contraposição ao modelo de especialização as clínicas multidisciplinares focam na oferta ampla de serviços, com preços médios, médio volume de vendas e lucratividade marginal.

Existe, de fato, algum modelo melhor ou mais lucrativo do que o outro? Na verdade não. Na nossa experiência com consultoria para dentistas já identificamos clinicas multidisciplinares muito lucrativas e outras nem tanto. Da mesma forma, franquias podem ser muito bem sucedidas dependendo da forma como são implantadas.

Administrando modelos de negócios

Independente do modelo de negócios selecionado existe uma única semelhança ou item que precisa ser bem administrado em todos eles: os processos de negócio.

Processos de negócios são conjuntos de atividades que são realizadas dentro de uma clínica que juntos contribuem para a entrega dos serviços da clínica, a satisfação do paciente e o faturamento, lucro e rentabilidade de qualquer clínica.

Toda clínica é uma coleção de processos, mas podemos destacar pelo menos 4 grandes grupos de processos que toda clínica precisa ter bem mapeados, padronizados, documentados e gerenciados, a saber:

Marketing

Nenhuma clínica de sucesso, absolutamente nenhuma, sobrevive e prospera no rude ambiente de negócios brasileiro sem um processo de marketing.

O processo de marketing da sua clínica odontológica deve ser implementado antes mesmo da inauguração da clínica, já que marketing é um processo que permeia todo o ciclo de vida do negócio, desde o nascimento, passando pela maturidade e indo até a estabilização do negócio.

Dentre as atividades principais do processo de marketing que sua clínica deve ter bem estruturadas estão:

  • Segmentação de mercado

  • Posicionamento de oferta

  • Proposta Única de Valor

  • Plano de Mídia

  • Campanhas Sazonais

  • Indicadores de Marketing

  • Gestão e Controle

Em relação ao marketing um grande erro cometido por muitos gestores de clínicas odontológicas é considerar o marketing como uma despesa. Não é.

Marketing só é uma despesa se não está trazendo novos pacientes para a sua clínica. Nesse caso, não pare com o marketing, mas troque de agência imediatamente.

Marketing tem profunda relação com o caixa da sua clínica. As atividade de marketing na odontologia tem uma função básica: atrair, converter e fidelizar os pacientes mais lucrativos para sua clínica odontológica.

Vendas

Muita gente confunde marketing com vendas. Não são a mesma coisa. Marketing tem a função de facilitar a venda. Venda é o próximo passo natural para um marketing odontológico bem feito.

A venda na odontologia acontece dentro e fora da sua clínica. Comece contratando as pessoas certas para a sua clínica.

Da sua secretária, passando pela ASB, dos dentistas até o seu gerente todos tem que ter uma mentalidade voltada para VENDAS.

Se todos na sua clínica entendem que são as vendas que permitem que existam pacientes na clínica, que são as vendas que pagam as contas, que são as vendas que permitem o reinvestimento na clínica, que são as vendas que garantem a existência do negócio, ai sim existe grande possibilidade da sua clínica prosperar.

Mas como fazer vendas na odontologia? Como aumentar o número de pacientes? Como atrair mais pacientes para sua clínica?

Essas são perguntas que ouvimos todos os dias dos nossos clientes da nossa consultoria de marketing para dentistas.

A resposta se inicia com um bom processo de marketing que atrai as pessoas que tem o interesse, autoridade e capacidade financeira para pagar pelos seus serviços e termina com um excelente atendimento ao telefone, com uma recepcionista que tem a paixão por resolver os problemas dos seus pacientes, por uma equipe que atende pontualmente, que enxerga no paciente a razão e causa da existência da clínica e principalmente de uma oferta (serviço, preço, condições de pagamento, ambiente, localização, etc.) que seja totalmente compatível com as expectativas, necessidades e desejos dos seus pacientes.

Por fim, o processo de v