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Como montar um consultório odontológico


como montar um consultório odontológico

Seja você um recém-formado ou um veterano da odontologia, pode ser que seu sonho seja o de montar um consultório odontológico.

Afinal, você quer se realizar pessoalmente e profissionalmente com o seu próprio consultório onde você terá espaço para exercer sua profissão com os valores e crenças que você acredita.

Ótimo! Mas, para evitar que seu sonho vire um pesadelo e que você entre para as estatísticas do SEBRAE em que 8 a cada 10 empresas fecham nos dois primeiros anos, que nós aqui da Senior Marketing, baseado na nossa experiência de 20 anos ajudando dentistas a montar o seu consultório odontológico e a gerencia-ló, criamos esse artigo para você.

Como montar um consultório odontológico - Etapas

Você tem que encarar a montagem do seu consultório como um projeto. Um projeto tem etapas e essas etapas possuem atividades.

Quando você cumpre uma etapa, você chega a um marco do seu projeto.

Para ficar mais fácil de entender, pense na construção de uma casa, mesmo que você nunca tenha participado ou precisado construir uma, você sabe que existem algumas etapas em comum, como por exemplo:

  • Escolha da localização

  • Terraplanagem do terreno

  • Projeto arquitetônico

  • Projeto estrutural

  • Obras

  • Acabamento

  • Alvarás e licenças

  • Providenciar as ligações de água, luz, telefone, etc.

  • Mobiliar a casa

  • Etc, etc, etc.

Veja que a tarefas são inúmeras e no final do seu projeto de "Montagem da Casa" você terá uma casa pronta para morar.

Assim deve ser tratado o projeto de quem quer saber como montar um consultório odontológico. Mais quais são as etapas principais da montagem do seu consultório odontológico? O que é mais importante? Quais as atividades fundamentais da montagem de um consultório odontológico?

Atividades Principais

Vamos agrupar para ficar mais fácil as atividades de montagem de um consultório odontológico em 3 grupos, a saber:

  • Jurídicas

  • Administrativas

  • Marketing

Jurídicas

O primeiro passo é decidir se você vai atuar como um dentista autônomo, ou seja, como pessoa física, ou como pessoa jurídica.

Quais as implicações dessa decisão? Bom, são várias e em diversas esferas da sua vida profissional e pessoal.

Em primeiro lugar, pense na questão do seu patrimônio pessoal. De forma geral, uma empresa (Pessoa Jurídica) da maior proteção ao patrimônio pessoal do dentista.

Assim, caso algum paciente venha a fazer alguma ação na justiça contra você, em certo limite, seu patrimônio pessoal esta protegido. Nem sempre isso acontece quando você trabalha como pessoa física. É que atuando como pessoa física não existe separação entre a pessoa do dentista e o profissional.

Por outro lado, ao optar por trabalhar como pessoa física existem implicações quanto à escala do seu futuro consultório. Você ficará impedido de trabalhar como uma "marca".

Você terá que trabalhar seu nome e invariavelmente seu sucesso poderá ser sua prisão. Por que? Porque as pessoas vão associar o seu consultório a você e mesmo que você tenha a intenção de compartilhar as instalações com outros colegas (e ganhar com isso), terá dificuldades em fazer com que os pacientes queiram ser atendidos por outros profissionais na sua ausência (férias, doença, etc).

Ou seja, se você parar de trabalhar o faturamento cessa também. Não existe certo ou errado. Se é exatamente assim que você quer conduzir seu futuro profissional tocando seu consultório, tudo bem! Apenas fique atento para os limites de crescimento impostos por essa decisão.

Se optar por ser pessoa física você precisará se registrar como autônomo na prefeitura local, conseguir os alvarás de funcionamento do corpo de bombeiros e vigilância sanitária. Essas são regras genéricas geralmente aplicáveis na maioria dos casos. Consulte um contador para avaliar os requisitos específicos da sua região / cidade / estado.

Ainda como pessoa física você deverá manter um livro caixa onde lançara suas despesas em base periódica para a devida apuração de impostos.

De novo, você precisará de um bom contador para ajuda-lo a se manter em dia com o fisco. O Brasil tem uma legislação tributária complexa, não tente fazer tudo sozinho.

Quanto a opção de se tornar pessoa jurídica traz consigo vantagens e desvantagens. Entre elas a possibilidade de atender convênios (não recomendamos) que geralmente exigem um registro de pessoa jurídica para poderem fazer os repasses.

Além disso, você poderá explorar a sua "marca" despersonalizando a relação do consultório com a sua figura. Isso traz vantagens do ponto de crescimento e se você souber montar um modelo gerencial em odontologia poderá faturar bem mais que trabalhando sozinho.

A opção por pessoa jurídica precisa ser bem avaliada quanto ao ponto de vista tributário. Fazer projeções de faturamento mensal ao longo de 12 meses é fundamental para que em uma conversa com um contador experiente ele possa te orientar sobre qual o melhor regime tributário de enquadramento do seu novo consultório.

Existem os modelos de tributação (quanto você vai pagar de impostos) que são: lucro presumido, lucro real e Simples Nacional.

Cada um deles tem suas particularidades, vantagens e desvantagens sendo que a definição pelo melhor modelo somente pode ser dada por uma análise das suas projeções, do perfil do seu consultório (terá funcionários ou não), etc.

Existe ainda a opção, muito comum de encontramos em nossa consultoria de gestão e marketing para dentistas de que você trabalhe no modelo misto: Pessoa física e jurídica.

Geralmente essa opção tem a função de aproveitar as faixas de tributação de pessoa física e jurídica utilizando o limite da lei para que você pague o menor volume possível de impostos dentro da legislação pertinente. De novo, busque ajuda de um bom contador ou da nossa consultoria de gestão para dentistas onde podemos te orientar passo a passo.

Administrativas

Agora que você já abriu a empresa do ponto de vista jurídico. Seja optando pela operação como pessoa física, pessoa jurídica ou ambos esta na hora de organizar as funções administrativas.

Basicamente você precisa organizar os seus meios de produção (equipamentos, pessoas, dinheiro, etc) para produzir e entregar o serviço de odontologia que você se propõe a fazer.

Estão nessa categoria:

  • O recrutamento, seleção e treinamento da sua secretária;

  • A escolha e implementação de um software administrativo para o consultório;

  • A montagem da sua tabela de preços de serviços;

  • A definição do fluxo de trabalho (horários, como o paciente é recebido, marcação de consulta, remarcação , pagamento, cobrança, etc);

  • As funções financeiras (quais formas de pagamento serão disponibilizadas, quem recebe o pagamento, o que fazer em caso de paciente inadimplente, como gerenciar o fluxo de caixa, definição do indicadores financeiros mensais, metas financeiras);

  • Gestão de pessoal (ainda que você só tenha uma secretária tem que definir quais as metas de trabalho dela);

  • Seleção, cadastramento e cotações com laboratórios, protéticos e dentais;

  • Compra do material de consumo inicial;