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  • marcioasilv3

Como organizar minha clinica?

Como organizar minha clinica
Aprenda como organizar sua clínica

Uma clinica é uma empresa, pelo menos, deveria ser vista dessa maneira. Mas é fato que muitos profissionais de medicina e odontologia ainda tem dificuldades com a gestão de suas clinicas.


Organizar uma empresa é fator primordial para garantir a sua máxima eficiência, o retorno do investimento realizado, e principalmente, para atender e superar as necessidades e expectativas de seus pacientes.


Nós trabalhamos há 25 anos com gestão de clinicas médicas e odontológicas. Já presenciamentos excelentes profissionais terem prejuízos recorrentes por falta de uma boa gestão.


Baseado na nossa prática diária de consultoria para dentistas e médicos vamos elencar abaixo algumas ações para organizar uma clínica que você deveria implementar na sua clínica.


Como organizar uma clínica


01 - Defina um modelo de negócios


O modelo de negócios pode ser entendido de forma simples como "a maneira que vamos ganhar dinheiro nesse negócio".


Em odontologia e medicina existem vários modelos de negócios que podem ser aplicados, tais como:


  • Clínica de múltiplos procedimentos;

  • Clinica de especialidade;

  • Clínica popular;

  • Clínica de referência;

  • Clínica de franquia;

  • Etc.


Cada modelo de negócios define uma cadeia de valores que precisa ser implementada. Isso envolve desde a escolha do ponto comercial, o nome da marca, a escolha do público-alvo, a precificação do serviços e a comunicação com o mercado.


Uma clínica popular terá uma estruturação do negócio baseada em volume e o perfil dos pacientes, via de regra, será mais transacional.


Já uma clinica de referência vai buscar se diferenciar no mercado, seja pela estrutura, equipe, atendimento, tecnologia ou uma somatória de todos esses fatores.


É importante que você organize sua clínica desde o momento zero em cima de um modelo de negócios.


Qual o melhor modelo de negócios para uma clínica? A resposta é depende. Depende de qual o público deseja trabalhar, qual o tipo de serviço a ser oferecido, a concorrência, a capacidade financeira para investimento, e principalmente, da oportunidade de negócio detectada pelo investidor no mercado.


02 - Crie e padronize processos


Como já dito aqui no blog em outros artigos, uma clínica é uma empresa. E uma empresa é uma coleção de processos.


Processos são um conjunto de atividades que são executadas com a finalidade de gerar alguma entrega.


Assim, o processo de esterilização de equipamentos contribui para a atividade final da sua clínica que é satisfazer necessidades de forma lucrativa para sua clínica.


Processos dentro de uma clínica são interligados. Não é possível executar o processo de atendimento clínico se o processo de vendas não funcionar. Lembre-se, tudo começa com uma venda (consulta, procedimento, cirurgia, etc.).


Acontece que não basta apenas listar os processos de trabalho da sua clínica. É preciso organiza-lós, documenta-lós, treinar as pessoas que vão executa-lós e revisa-lós periodicamente com o objetivo de sempre melhora-lós.


A padronização de processos é feita através de manuais. Dessa forma, os processos realizados na sua clínica ficam menos dependentes de pessoas.


O principal manual da clínica deve ser o manual de operações. Esse manual vai conter e detalhar todos os demais processos, tais como:


  • Processo de precificação

  • Processo de agendamento

  • Processo de abertura e fechamento da clinica

  • Processo de marketing

  • Processo de vendas

  • Processo jurídico

  • Processo de crédito e cobrança

  • Processo de atendimento clínico

  • Processo de contratação de funcionários

  • Etc, etc, etc.


Todos esses processos compõem o chamado manual de operação da clínica. Um das grandes vantagens de trabalhar com processos organizados, padronizados e documentados é a garantia da qualidade do serviço prestado.


É fácil encontrar clínicas que tem seu sucesso atrelado a uma pessoa, que tem uma forma específica de fazer as coisas acontecerem, geralmente a figura do dono.


O problema aqui é que uma vez que essa pessoa se ausente as coisas começam a dar errado.


Muitas clínicas ainda tem seus resultados atrelados ao modo de trabalhar "Dr. X" ou a forma agradável de atendimento da "Dra. Y". Eles não tem uma empresa, eles são a empresa.


Assim, se você quer ter uma empresa e não ser a empresa, precisa investir em processos otimizados e bem documentados.


03 - Contrate as pessoas certas para cada cargo


Sua clínica tem uma hierarquia bem definida? E uma descrição de cargo? Você nunca pensou nisso?


Sabe, um dos maiores problemas em clínicas médicas e odontológicas é a forma de recrutamento e seleção de funcionários.


Muitas clínicas recrutam seus funcionários na base da indicação. Aquela coisa da "sobrinha da minha amiga está precisando trabalhar".


Veja, as pessoas são o centro do seu negócio. Você pode ter uma clínica com os mais modernos equipamentos, a melhor estrutura física mas ainda assim falhar miseravelmente porque não tem as pessoas corretas na equipe.


Comece descrevendo a hierarquia da sua clínica, ainda que seja somente duas pessoas. Qual o cargo de cada um, quais os papéis que aquele função (não a pessoa, mas o cargo) realiza na sua clínica.